Oplossingen
Orderbeheer
Bespaar heel veel tijd met Sherpa: beheer en verwerk efficiënt en razendsnel je webshop orders. Help je klanten sneller, met betrouwbare informatie en verhoog je klanttevredenheid.
Sherpa lost veel webshop orderproblemen voor je op. Vanaf het moment dat de order geplaatst is op de website, neem Sherpa het over en ben je flexibel in het beheren van bestellingen.
Het beheren van backorders is een tijdrovende klus. Met name het tijdig informeren van klanten over de status van hun bestelling kost veel tijd en capaciteit. Bij veel webwinkels is dit informeren nog ouderwets ‘handwerk’ en wordt elke mail apart getypt. Dit kan soms een volledige FTE aan werk zijn.
Met Sherpa is dit proces volledig te automatiseren. Indien een order vertraging op loopt verstuurd Sherpa automatisch een mail naar je klant. Afhankelijk van de flow die jij hanteert in je bedrijf passen wij de boodschap van de mail aan. Is er een nieuwe levertijd van het artikel bekend omdat de leverancier een update heeft gestuurd? Zodra jij de nieuwe leverdatum invoert worden de klanten automatisch geïnformeerd.
Picken & packen via Sherpa gaat snel en foutloos. Breng structuur aan in je magazijn en bij de inpaktafel. Dankzij ons ‘One-Touch’ systeem heb je geen muis meer nodig en kun je met een touchscreen alle handelingen verrichten: van het printen van pakbonnen tot aan het genereren van verzendlabels.
Met Sherpa koppel je eenvoudig barcodes (EAN, UPC) aan artikelen en kun je deze scanbaar maken tijdens het picken in het magazijn en tijdens het packen aan de inpaktafel. Hierdoor voorkom je dat er artikelen ingepakt worden welke niet besteld zijn. Sherpa geeft tijdens het proces aan of de juiste code is gescand en geeft hier direct een terugkoppeling van.
Wordt er een verkeerde barcode gescand, dan kan de bestelling niet direct verwerkt worden zonder handmatige controle van je personeel.
Uitgestelde leveringen zijn voor Sherpa geen probleem. Sherpa reserveert de artikelen tot aan de dag dat de bestelling verzonden dient te worden. Op de dag van verzending wordt de pakbon zichtbaar en kan deze met de dagelijkse orderstroom verwerkt worden. Dit voorkomt dat je een apart gedeelte in je magazijn moet reserveren voor uitgestelde leveringen waar deze pakketten soms 2 weken achtergehouden worden. Je hoeft dus geen stickers of briefjes meer op de pakketten te plakken voorzien van de verzenddatum. Pas wanneer het voor de orderflow relevant is wordt het pakket vrijgegeven en kun je hem picken en packen.
Sherpa beschikt over verschillende waarmee je in je magazijn sneller je orders kunt picken & packen. Zo kun je onder andere kiezen uit:
- Batches picken: meerdere pakbonnen in één picken
- Pakbonnen met maar 1 artikel: picken van orders welke uit slechts 1 artikel bestaan (bijvoorbeeld actie artikelen)
- Op basis van verzendwijze: eerst alle briefpost, daarna alle pakketten
- Orders picken per magazijn: verwerk je orders per zone
- Per shop: heb je een multistore omgeving? Dan kun je per shopview pakbonnen printen
- Top items: verkoop je veel dezelfde items zoals hardlopers? Print pakbonnen met de meest voorkomende artikelen
Picken, packen en verzenden
Een fout is snel gemaakt, maar met Sherpa ga jij veel sneller orders verwerken en wordt het aantal pickfouten drastisch gereduceerd. We helpen je met locaties, zones en efficiënte looproutes waardoor je meer orders kunt picken in dezelfde tijd.
Inkopen
Voorkom lege schappen en zorg voor een optimale voorraad in je magazijn. Met Sherpa heb jij maximale controle op je verkopen, maar óók op je inkopen. Handige rapportages en besteladviezen zorgen voor perfect inzicht.
Je wilt zo min mogelijk ‘nee’ verkopen, maar je wilt ook geen onnodig veel voorraad op de schappen leggen. Je wilt het liefste je voorraad weer aanvullen voordat je het laatste exemplaar hebt verkocht. Sherpa helpt je daarom met een aantal adviezen:
- Min/Max: per artikelen kun je een minium én maximum voorraad aangeven. Bij het bereiken van het minimum wordt je voorraad weer tot ‘max’ aangevuld
- Forecasting: op basis van historische data geven we je een inschatting wat je dient te bestellen
- Backorders inkopen: werk je met backorders? Met één druk op de knop koop je direct alle backorders in bij je leveranciers.
Geen handmatig werk meer. Het bijhouden van Excel lijsten is overbodig geworden.
Koop je bij meerdere leveranciers je producten in? Dan kun je extra leveranciers koppelen en zelf bepalen waar jij je bestellingen plaatst. Je kunt voorkeursleveranciers instellen, maar met hetzelfde gemak schakel je over naar een andere leverancier.
Vanzelfsprekend:
- Inzicht in levertijden van leveranciers: automatische e-mail richting je klanten met de actuele levertijd
- Rekening houden met minimale bestelhoeveelheden: voorkom onverwachte inkoop & handling kosten
- Opgeven van fysieke info: omdooshoeveelheid, formaat, gewicht, etc.
Vooral wanneer je wat langer met Sherpa werkt, profiteer je van de data welke opgebouwd wordt. Hierdoor kun je op basis van slimme algoritmes inkooporders klaarzetten zonder veel reken- of uitzoekwerk.
Met Sherpa ga je tijd besparen op je inkopen. Vanuit handige overzichten kun je direct de gewenste artikelen selecteren en bestellen. Heb je alles in de bestellijst staan, dan kun je hem met één klik direct vanuit Sherpa versturen naar je leverancier in o.a. PDF, XML of CSV formaat.
Om je voorraadbeheer sluitend te houden, wordt de vastgelegde inkooporder weer gecontroleerd bij het inboeken van goederen. Binnen Sherpa kun je de inkooporder oproepen en controleren met de pakbon van je leverancier. Dit kan – picken & packen – razendsnel met een barcode scanner waardoor het aantal fouten geminimaliseerd worden.
Hebben artikelen nog geen barcodes, dan kun je deze snel zelf van barcode voorzien. Bij het inboeken van goederen kan onze backoffice software barcodes creëren welke direct geprint worden op een aangesloten labelprinter.
Je magazijn is de plek ‘waar het allemaal’ moet gebeuren. Er lopen meerdere processen door elkaar heen en daarom is het belangrijk dat je het overzicht bewaart en dat je informatie over je voorraad klopt. Sherpa zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment inzicht hebt in je voorraad en hierop gericht kunt sturen. Werk eenvoudig met voorraadlocaties (pick & bulk), meerdere zones en interne leveringen binnen het magazijn.
Daarnaast heb je snel inzicht in de plankvoorraad, de gereserveerde voorraad en je vrije voorraad. Zo kun je nooit meer een product verkopen dat gereserveerd is voor een andere klant. Met Sherpa weet je wat je hebt.
“Nee” verkopen wil je niet. Maar tevéél voorraad op je schap kost ook onnodig geld. Sherpa ondersteunt je bij al je inkopen in de vorm van inkoopadviezen. Dit kun je doen op basis van het aantal backorders, Min/Max aantallen en forecasting op basis van historische data. Uiteraard ben je helemaal vrij om zelf je inkoop verder te bepalen. Spreek je speciale prijzen af met je leverancier? Die kun je per inkooporder invullen zodat je altijd de juiste margeberekening hebt. Staat je inkooporder klaar, dan stuur je hem met 1 klik eenvoudig als PDF, XML of CSV naar de leverancier.
Alle handelingen en ordermails worden netjes opgeslagen en gedocumenteerd binnen Sherpa zodat je altijd realtime inzicht hebt.
Sherpa kan voorraadbestand van je leveranciers koppelen en inlezen. Leveren zij ook rechtstreeks naar klanten? Dan kun je hier je leverindicatie op je webshop weer op aanpassen. Zo kun je je klanten altijd een actuele voorraadindicatie geven op je webshop en dat werkt conversieverhogend!
Houd jij je backorders nog bij in mappen of postbakjes en ben je veel tijd kwijt aan uitzoekwerk en klanten informeren over een vertraging van de levering? Moet je zelf uitzoeken welke backorders je handmatig moet bijbestellen? Backorders verwerken kost op deze veel tijd en daarmee onnodig geld.
Sherpa neemt dit werk direct voor je over geeft je direct inzicht in je backorders en kan backorders direct op de inkoopbonnen plaatsen. Op deze manier vergeet je nooit meer een backorder artikel in te kopen waardoor je klant te lang moet wachten.
Voorraadbeheer
Het bijhouden van voorraadmutaties is vaak een omslachtig en tijdrovende klus waar je onnodig veel tijd aan kwijt kunt zijn. Met Sherpa wordt het beheren van je voorraad een stuk simpeler, goedkoper, sneller en vooral betrouwbaarder.
Pos / Kassa
Onze POS (point of sale) is perfect voor e-commerce ondernemers die naast een webshop, ook beschikken over een fysieke winkel of afhaalpunt. Sherpa gebruikt dezelfde data als op de webshop dus er vindt een naadloze integratie plaats tussen online -en offline.
Met de Sherpa POS module kun je balietransacties en webshoporders afhandelen in een fysieke winkel of afhaalpunt. De POS module gebruikt dezelfde data als je webshop en werkt vanuit één geïntegreerd systeem. De POS module bevat alle standaard functionaliteiten om in de basis eenvoudige kassatransacties te verrichten. Kassalades, bonnenprinters en Pay. / CCV pinautomaten zijn eenvoudig te koppelen. Een handige feature is de offline backup functie. Wanneer de internet verbinding wegvalt kun je door blijven werken. Wanneer het systeem weer online komt wordt er direct gesynchroniseerd.
CCV pinautomaten zijn eenvoudig te koppelen. Een handige feature is de offline backup functie. Wanneer de internet verbinding wegvalt kun je door blijven werken. Wanneer het systeem weer online komt wordt er direct gesynchroniseerd.
De Sherpa POS module is een functionele toevoeging voor webshops met een omnichannel strategie. Vergroot de klantbeleving en biedt je klanten de mogelijkheid om op meerdere locaties hun webshop orders af te halen. Alle klant gegevens zijn direct zichtbaar voor je winkelpersoneel waardoor de transactie afgehandeld kan worden.
Werk je met meerdere winkels? Koppel dan verschillende voorraden zodat je altijd actueel inzicht hebt en geen artikelen verkoopt welke je niet hebt.
De POS module kan naast kassabonnen, ook pakbonnen uitprinten en genereren. Op deze manier kunnen klanten aan de balie iets kopen, waarnaar de artikelen direct in het magazijn gepicked kunnen worden.
Je klantenservice is het kloppend hart van je webshop. Zonder goede klantenservice kun je niet groeien en kosten klantvragen je onnodig veel tijd en geld. Daarom is het belangrijk dat je klantenservice snel inzicht heeft in de bestelling zodat ze de klant snel en naar tevredenheid kunnen helpen. Sherpa helpt je daarbij.
Omdat je met Sherpa altijd en overal actueel inzicht hebt in je orderflow is Sherpa voor je klantenservice een uitermate waardevol instrument waarmee je een enorme efficiency slag kunt doorvoeren. In het kort:
- Real-Time actuele informatie: met Sherpa heb je altijd alle informatie over een bestelling of klant bij de hand.
- Registreer vragen: en voeg ze bij de order info
- Voeg taken toe: indien medewerkers actie moeten ondernemen
- E-mail correspondentie: maak gebruik van de mail functionaliteit vanuit Sherpa. Zodoende kan elke medewerker bij een klant zien welke contacten er zijn geweest
- Maximale flexibiliteit: een klantenservice medewerker kan verder orders wijzigen totdat de verzendlabel is geprint. Je hoeft dus geen onnodige handelingen in je webshop CMS te doen (zoals Magento: order annuleren en weer opnieuw aanmaken)
- Order direct aanpassen: heeft je klant een verkeerd artikel besteld? Pas dan met één klik de order aan en voeg het goede artikel toe
Voor een volledige integratie van zowel inkomende als uitgaande e-mail stromen kun je nog verder integreren met bijvoorbeeld een ticketing systeem. Sherpa is te koppelen met:
- Zendesk
- Belco
- Robin
Voor overige integraties informeren wij je graag over de mogelijkheden.
- Klantgegevens direct inzien en wijzigen
- Orderregels wijzigen of verwijderen
- Orders splitsen om deelleveringen te doen. Lever uit wat wel in voorraad is, zet backorders apart
- Inzien van track&trace informatie en deze links versturen
- Proforma factuur sturen
- Factuur versturen en herzenden
- Taken en notities beheren en opvolgen
- Versturen en archiveren van (uitgaande) e-mails
- Verwerken van betalingen. Stuur direct een bijbetaal of terugbetaallink.
Klantenservice
Een gestroomlijnde klantenservice is van onschatbare waarde voor je bedrijf. Met Sherpa centraliseer je alle gegevens en handelingen waardoor je klantenservice direct de actuele status van de order of het artikel kan bekijken.
Rapportages
Meten is weten! Houd grip op je openstaande orders, uit te leveren artikelen en krijg inzicht in je best sellers en worst sellers. Uiteraard te specificeren per storeview en land.
Indien je zelf Power BI tooling gebruikt, kunnen we een bijna real-time extra database beschikbaar stellen waarop je je eigen analyses kunt loslaten.
Ben jij een data driven ondernemer? Dan kun je je hart ophalen aan de uitgebreide rapportage mogelijkheden van Sherpa. Beschik snel over uiteenlopende informatie binnen bepaalde periodes.
Sherpa Backoffice Software biedt rapportages op het gebied van onder meer:
- Bad- en bestselling producten
- Omzet
- Marge
- Betalingsachterstanden
- Financiën
- Orderverwerking per medewerker
Deze module zorgt voor een MySQL of MS SQL database back-up op de door jou aangeleverde databaseserver. Vanuit de Sherpa service zorgt Sherpa er automatisch voor dat de database in sync is met je lokale Sherpa Backup database. Bij uitbreidingen aan de datastructuur worden de extra velden en tabellen automatisch toegevoegd. De back-up database bevat geen relaties of indexen.
Deze oplossing is ideaal om alle data van Sherpa beschikbaar te hebben voor analyses en / of koppelingen met andere systemen.
Wanneer je veel verkoopt krijg je ook te maken met retouren. Ondanks dat het retourneren van een artikel voor de consument heel gemakkelijk is, is het voor webwinkels vaak een probleem om dit in goede banen te leiden. Het afwikkelen van retouren is vaak een proces voor de ‘vrijdagmiddag’ of de vrije momenten in de planning van de dienstdoende medewerker.
Een goed retourenbeleid kan onderdeel uitmaken van de marketingstrategie van je webshop. Het verhoogt de klanttevredenheid en service imago van je bedrijf. Daarnaast heb je als webwinkel te maken met wet en regelgeving die je verplicht om retouren binnen een bepaalde tijd te verwerken richting de consument.
Het is belangrijk om je retouren goed te managen. Je wilt de juiste bedragen terugbetalen aan je klanten maar ook grip krijgen op de ‘reden van retour’. Komt een artikel vaak terug omdat deze defect blijkt te zijn, dan kun je daarmee naar je leverancier.
Met Sherpa stroomlijn je het retourproces en verhoog je de klanttevredenheid.
Retourverwerking
Het is belangrijk om je retouren goed te managen. Je wilt de juiste bedragen terugbetalen aan je klanten, maar ook grip krijgen op de ‘reden van retour’. Komt een artikel vaak terug omdat deze defect blijkt te zijn, dan kun je daarmee naar je leverancier.
API
Wanneer je over een maatwerk webshop beschikt, bieden we je de mogelijkheid om van onze API gebruik te maken. Onze API is krachtig, snel en beschikt over alle features die ook in onze software zitten. Door van onze API gebruik te maken kun jij op je eigen manier Sherpa volledig integreren in de bedrijfsprocessen.
