Voor Loek de Wit van Witway was de voorraad bijhouden een dagtaak geworden. “Alles zat in mijn hoofd, dus ik kon het voorraadbeheer moeilijk overdragen.” Met een assortiment van vijftienduizend producten en het toenemende ordervolume werd ook het orderbeheer tijdrovend. Gelukkig liep hij op de Webwinkel Vakdagen in Utrecht softwareontwikkelaar Sherpaan tegen het lijf.
Loek begon met een webshop in bouwmaterialen en agrarische producten samen met zijn partner Mariska in april 2011. “Wij zochten naar een nieuwe uitdaging naast ons werk en zagen de kansen van online verkoop. De bouwsector was toen slechts beperkt actief op internet en daar lagen mogelijkheden. We wilden graag specialist worden in een niche.” Het begon allemaal met de verkoop van kunststof leidingsystemen via webwinkel PVC Voordeel en daarna volgden nog zeven specialistische webshops. Inmiddels hebben ze één overkoepelende webwinkel in bouwgerelateerde producten, namelijk witway.nl.
De eerste voorraad werd gehuisvest in de garage. Al snel werd deze te klein waarna er een loods werd gehuurd en personeel in dienst kwam. “Ik merkte al snel dat bij verdere groei een backoffice systeem noodzakelijk zou zijn om voldoende grip te houden op het voorraadbeheer en de orderstroom.” Op de Webwinkel Vakdagen raakte De Wit in gesprek met softwareontwikkelaar Sander Hetterscheid van Sherpaan. “Het was grappig want hij bleek al eens wat bij ons te hebben besteld. Dat zorde voor een leuke start van het gesprek waarin Sander de mogelijkheden van Sherpa liet zien.”
Om met Sherpa Backoffice Software te kunnen gaan werken, moesten eerst de webshops worden vernieuwd. Ook moest onze webdeveloper een koppeling bouwen tussen de webshops en Sherpa. “Toen waren we een jaar verder en liep het huurcontract van de loods over twaalf maanden af. We besloten eerst op zoek te gaan naar een groter magazijn voordat we met Sherpa zouden gaan werken.” Dat nieuwe onderkomen werd gevonden in Drachten, waar het bedrijf sinds begin dit jaar operationeel is.
Sinds kort werkt Witway met de backoffice software van Sherpaan. “Voordat we met Sherpa werkten, was het lastig om de optimale voorraad te bepalen en de actuele voorraadstand inzichtelijk te hebben. “Ook kwam het voor dat orders niet compleet waren en dan moesten we halve bestellingen ergens wegzetten.”
Loek en Mariska zien nu al de voordelen van het werken met Sherpa, ondanks dat nog niet alles is geïmplementeerd. “Het grootste voordeel is nu dat we een goede datastructuur hebben dat ons inzicht geeft over alle facetten van het orderproces.” Mariska vervolgt:
Sherpa is ook een bron aan managementinformatie, het voorkomt backorders en out of stock-situaties. Een waardevol element is het kunnen voorspellen van de benodigde voorraad bij seizoensinvloeden.”
Loek vervolgt: “De processen zaten in mijn hoofd, dus we waren ook kwetsbaar. Die informatie zit nu in Sherpa.” Volgens Loek zijn ook de orderpickers enorm blij met het nieuwe backoffice systeem. “Ze weten nu dat als ze aan een order beginnen dat ze die kunnen afronden, dat is heel fijn werken.”
Als alle mogelijkheden van Sherpa straks worden benut, willen ze de openingstijden verruimen, de voorraad op de webshops tonen en starten met zondagleveringen. Een tip voor andere webwinkeleigenaren heeft Loek ook nog wel: “Wacht niet te lang met een voorraadsysteem, het verminderd je kwetsbaarheid en zorgt voor een goede datastructuur.”
